Mentions d’information RGPD : ce que vous devez dire à vos clients et quand

L’obligation d’information : un droit fondamental

Les articles 13 et 14 du RGPD imposent d’informer les personnes dont vous collectez les données, au moment de la collecte. Cette information doit être claire, accessible et complète. Une politique de confidentialité enfouie dans les CGU ne suffit pas.

Les informations obligatoires

Toute mention d’information doit comporter :

• L’identité du responsable de traitement : votre nom ou raison sociale, coordonnées
• Les finalités du traitement : pourquoi vous collectez ces données (gestion de la relation client, envoi de newsletter, traitement des candidatures…)
• La base légale : sur quel fondement vous traitez les données (consentement, contrat, obligation légale, intérêt légitime…)
• Les destinataires : qui aura accès aux données (services internes, sous-traitants, partenaires…)
• La durée de conservation
• Les droits des personnes : accès, rectification, effacement, opposition, portabilité, limitation
• Le droit de réclamation auprès de la CNIL
• Le cas échéant : les transferts hors UE, l’existence de décisions automatisées, le DPO

Le principe de layered information

La CNIL recommande une approche en couches : une information courte et lisible au moment de la collecte, avec un lien vers une information complète. Cette approche évite de noyer les personnes sous un pavé juridique illisible tout en respectant l’obligation de complétude.

Où et quand informer ?

• Sur chaque formulaire de collecte (contact, inscription, candidature)
• Dans vos conditions générales de vente ou d’utilisation
• Dans vos contrats avec les clients et fournisseurs
• À l’entrée de vos locaux si vous avez de la vidéosurveillance
• Dans vos communications RH (contrats de travail, règlement intérieur)

Conclusion

L’information des personnes est la clé de voûte de la confiance numérique. Des mentions claires et honnêtes réduisent aussi le risque de plainte — une personne bien informée est moins susceptible de se sentir lésée.

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